行政处罚案卷的制作和保管（一）
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《行政处罚程序规定》第七十七条、第七十八条和第七十九条明确规定了行政处罚案卷的制作与保管。
一、立卷的基本要求
《行政处罚程序规定》第七十七条规定：“行政处罚决定执行完毕，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档：（一）案卷应当一案一卷，案卷可以分正卷、副卷；（二）各类文书齐全，手续完备；（三）书写文书用毛笔、钢笔或者打印；（四）案卷装订应当规范有序，符合文档要求。”
《行政处罚程序规定》第七十七条是对工商行政管理机关行政处罚案卷立卷归档工作的原则性规定，包括5个方面的内容。
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1.一卷一案。
一卷一案即把在查办案件过程中形成的档案材料单独放在一起，针对每件案件制作一份档案。一案多卷或者多案一卷，内容杂乱无章，无法有效发挥案件材料的存档备案作用。
2.可分正卷、副卷。
行政处罚案卷可以根据具体情况，如可以公开的程序、材料的多少等，分为正卷和副卷两个部分。一般来说，如果案情复杂、涉及材料多，特别是包含反映内部程序或决策过程方面的内容，这种案卷在制作时就需要分为正卷、副卷两个部分。如果案情相对简单，材料不十分复杂，又没有不适合公开的内容，这种案件只需要制作一套案卷，不必分为正卷、副卷。
一般在实践中，正卷部分的材料是可以对外公开的材料，用以反映案件事实清楚、证据充分、适用法律正确和程序合法，便于司法审查。副卷部分的材料是不宜对外公开的材料，主要包括涉及举报者情况的材料、反映办案机关内部决定情况的材料等。副卷部分的材料虽不能单独说明案情或案件实质，但可以辅助正卷说明案件的形成和处理过程，为实施行政处罚内部监督提供重要依据，对于反映案件全貌必不可少。
3.书式齐备、手续齐全。
书式齐备、手续齐全是对档案材料完整性的要求。为规范行政处罚行为，国家工商总局制定了一系列行政处罚文书，一些地方省级工商行政管理机关还根据实际执法需要作了必要的补充和完善。在行政处罚案件中，认真、准确地使用相关文书是办好案件的重要保障。在办理具体案件过程中，执法人员应当注意归纳收集使用的文书材料。
4.书写规范。
根据《行政处罚程序规定》的要求，书写文书应当用毛笔、钢笔或者打印的方式。这样规定的目的是保证行政处罚文书字迹清晰、容易辨认，同时也确保案卷材料能够得到较长时间的完整保存。
5.装订规范有序。
对于这项原则要求，《行政处罚程序规定》第七十八条作出了细致规定，包括案卷正卷、副卷的装订顺序，涉及正卷、副卷一般应包括的内容。要求行政处罚案卷装订规范有序，不仅为了查阅方便，也符合档案保管的要求。□王学政
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