外贸单证的缮制与单证事故处理

外贸单证的缮制与单证事故处理
单证是整个外贸工作的核心。新手通过学习单证，可以很清晰地将整个外贸环节串联起来。
一、外贸单证的种类与使用
外贸实务中，单证的制作与出具人通常有出口商、出口国的商检等机构，货运公司以及进口商，是英文或中英文对照。
外贸常见的单证有：
．合同（CONTRACT）
CONTRACT是统称，买卖双方均可出具。如系卖方制作，可称为销售确认书（SALES CONFIRMATION），买方出具则可称为采购确认（PURCHASED CONFIRMATION）。除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址，签订时间、地点、交易货物品名、方式、
以外，还可以根据不同产品的特点附加条款。此外，正式的外贸合同，往往还有更详细的约定，比如信用证条件下的信用证开证要求，对各种不可抗力的规定等细则。对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产、粮农副产品等，合同中往往还会附加 溢短装 条款，即允许在合同总数量和金额的基础上，有若干幅度的差异，最后按照实际交货量来结算。比如 5% MORE OR LESS ALLOWED ，即允许多交或少交5%。理论上，合同应该 一式两份，双方各执一份经签章的正本为凭 ，可在外贸实务中不大苛求照搬，一般的传真件也就行了，作为备忘录。更多的还是依靠商业信用，以及预付款、信用证等实质的把控手段。合同本身反倒显得不重要了。也正因为如此，一些国家的客户甚至制作固定合同，并留下 信用证开出后生效 等条款，进一步淡化合同的约束力，到处散发作为询价工具。碰到这样的合同，不必当真，预留时间，等到信用证收到再有所行动不迟。
2．发票（INVOICE）
或称商业发票（Commercial Invoice）。外贸的 发票 概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。
发票必须注明一个发票号码（自己拟定），时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明 ORIGINAL 、 COPY 字样。
发票的末端通常有E. O.E.字样，意为 有错当查 ，即此份发票如有错漏允许更改。
发票的样本见式样2。
3．形式发票（PROFORMA INVOICE）
样式近似商业发票，几乎可以直接把商业发票过来，标题改为 PROFORMA INVOICE 即可。形式发票的用处，一是类似于单方面合同，作为报价和确定交易的工具。一些国家的客户喜欢 确认形式发票 的形式作为合同。因此，除了和商业发票相同的内容外，还可以根据需要在空白处以 REMARK 加注的形式增加条款，比如交货期等等，以进一步落实交易。此外，对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。在采用国际快递寄送货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。
4．装箱单（PACKING LIST）
与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。样本见式样3。
5．提单（BILL OF LOADING）
提单就是货运公司以后，由货运公司出具的证明，用以代表，以及在目的地提货。每个船公司都有自己式样的提单，但内容则大同小异。提单是最核心单证，某种意义上就是货物的代表，货款的价值。对于提单，后面我们会专门用一个章节来了解学习。根据运输方式的不同，分为空运提单（AIR WAY BILL，简称AWB）和海运提单（OCEAN BILL OF LOADING，简称B/L）及其他。但实务中以海运提单最为常见，空运提单次之。提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关数据来填制，经发货人确认无误后签章出具。一般三正三副，任何一份正本均可提货。一经提货，其余两份即告失效。为防止提单在传递过程中遗失，如果客户没有指明要求的话，可以只给客户一份或两份正本。除了提单上的固定栏目外，海运提单在签发的时候还必须加注 上船时间 （ON BOARD DATE）字样，这是计算实际交货期的标准。