单证制作技巧

装船通知也叫装运通知，主要指的是出口商在货物装船后发给进口方的包括货物详细装运情况的通知，其目的在于让进口商做好筹措资金、和接货的准备，如成交条件为FOB/FCA、CFR/CPT等还需要向进口国发出该通知以便其为进口商办理货物保险手续，出口装船通知应按合同或信用证规定的时间发出，该通知副本（copy of telex/fax）常作为向银行交单议付的单据之一；在进口方派船接货的交易条件下，进口商为了使船、货衔接得当也会向出口方发出有关通知；通知以英文制作，无统一格式，内容一定要符合信用证的规定，一般只提供一份。
一、装船通知的主要内容及其缮制
.单据名称。主要体现为：Shipping/Shipment Advice, Advice of shipment等，也有人将其称为shipping statement/declaration，如信用证有具体要求，从其规定。
2.通知对象。应按信用证规定，具体讲可以是开证申请人、申请人的指定人或保险公司等。
3.通知内容。主要包括所发运货物的合同号或信用证号、品名、数量、金额、运输工具名称、开航日期、启运地和目的地、提运单号码、运输标志等，并且与其它相关单据保持一致，如信用证提出具体项目要求，应严格按规定出单。此外通知中还可能出现包装说明、ETD（预离港时间）、ETA（船舶预抵港时间）、ETC（预计开始装船时间）等内容。
4.制作和发出日期。日期不能超过信用证约定的时间，常见的有以小时为准（Within 24/48 hours）和以天（within 2 days after shipment date）为准两种情形，信用证没有规定时应在装船后立即发出，如信用证规定 Immediately after shipment （装船后立即通知），应掌握在提单后三天之内。
5.签署。一般可以不签署，如信用证要求 certified copy of shipping advice ，通常加盖受益人条形章。
二、缮制装船通知应注意的事项
. CFR/CPT交易条件下拍发装运通知的必要性。因货物运输和保险分别由不同的操作，所以受益人有义务向申请人对货物装运情况给予及时、充分的通知，以便进口商保险，否则如漏发通知，则货物越过船舷后的风险仍由受益人承担。
2. 通知应按规定的方式、时间、内容、份数发出。
3. 几个近似概念的区别。shipping advice（装运通知）是由出口商（受益人）发给进口商（申请人）的；shipping instructions 意思是 装运须知 ，一般是进口商发给出口商的；shipping note/ bill指装货通知单/船货清单；shipping order简称S/O，含义是装货单/关单/下货纸（是海关放行和命令船方将单据上载明的货物装船的文件）。
三、信用证中有关装船通知条款分析
. ORIGINAL FAX FROM BENEFICIARY TO OUR APPLICANT EVIDENCING B/L NO.，NAME OF SHIP，SHIPMENT DATE，QUANTITY AND VALUE OF GOODS.其要求应向申请人提交正本通知一份，通知上列明提单号、船名、装运日期、货物的数量和金额。制作单据时只要按所列项目操作即可。
2. INSURANCE EFFECTED IN IRAN BY IRAN INSURANCE CO.，THE NAME OF INSURANCE CO. AND THE POLICY NO. XXX DD.--- HAVE TO BE MENTIONED ON B/L， SHIPMENT ADVICE TO BE MADE TO SAID INSURANCE CO. VIA TLX NO. XXX INDICATING POLICY NO. AND DETAILS OF SHIPMENT，A COPY OF WHICH IS TO BE ACCOMPANIED BY THE ORIGINAL DOCS. 该条款要求货物的保险由伊朗保险公司办理，提单上应明确保险公司的名称、保单号码和出单日期，所出的装运通知则应标明保险公司名称、电传号码、保单号码和货物的详细情况，电抄副本随正本单据向银行提交。
3. SHIPMENT ADVICE WITH FULL DETAILS INCLUDING SHIPPING MARKS，CTN NUMBERS，VESSEL S NAME，B/L NUMBER，VALUE AND QUANTITY OF GOODS MUST BE SENT ON THE DATE OF SHIPMENT TO US. 该项规定要求装运通知应列明包括运输标志、箱号、船名、提单号、货物金额和数量在内的详细情况，并在货物发运当天寄开证行。